全院各主任、各系部教研室主要负责人：
根据学校《关于召开中南财经政法大学第四次教职工代表大会暨工会会员代表大会的通知》（中南大党字[2014]71号），《中南财经政法大学二级教职工代表大会实施细则（修订）》（中南大政字[2013]1号），经院党政联席会研究，并报校工会同意，决定于2014年10月30日（星期四）下午召开外国语学院第四次教职工代表大会暨工会会员代表大会（以下简称学院“两代会”）。
一、大会名额分配办法
1.代表名额
根据《中南财经政法大学二级教职工代表大会实施细则(修订)》（中南大政字[2013]1号）规定，二级教职工代表大会代表人数可以按照本单位教职工总数20%-40%的比例确定。经学院党政联席会决定，我院将以30%的比例选举产生教职工代表。目前，我院教职工总人数为161人，故出席本次大会的代表名额为48人（具体每个教研室的名额分配见下名额分配表）。本次大会将从以上48人中选举产生20名校“两代会”正式代表（其中18名专任教职工代表）参加学校第四次“两代会”。
候选人资格：
（1） 根据中南大党字[2014]71号规定，学院书记、院长、工会主席、教代会主任一般应选为正式代表，并建议推选二级工会主席为代表团团长。
（2） 35周岁及以下青年教师代表一般应达到代表总数的25%。
2．名额分配
| 部门 | 教研室 | 实有人数 | 教代会代表名额 | 两委会候选人名额 | 备注 |
| 行政 | | 18 | 5 | 2 | |
| 应用英语系 | 基础英语教研室 | 7 | 2 | 1 | |
| 视听说教研室 | 6 | 3 | 含李剑波 | ||
| 法商英语教研室 | 8 | 2 | | ||
| 英语语言文学系 | 语言文学教研室 | 8 | 2 | 1 | |
| 文学教研室 | 7 | 4 | 含谢群、王娜 | ||
| 翻译教研室 | 8 | 2 | | ||
| 大学英语教学部 | 一教研室 | 11 | 3 | 2 | |
| 二教研室 | 11 | 3 | | ||
| 三教研室 | 11 | 3 | | ||
| 四教研室 | 11 | 3 | | ||
| 五教研室 | 10 | 3 | 含梁小华 | ||
| 六教研室 | 11 | 3 | | ||
| 研究生英语教研室 | 10 | 3 | | ||
| 日语系 | 基础日语教研室 | 7 | 2 | 1 | |
| 日语语言与文化教研室 | 6 | 2 | 含雷鸣 | ||
| 法语专业教研室 | | 11 | 3 | 1 | |
| 合计 | | 161 | 48 | 8 | |
注：代表名额=48*实有人数/总人数，原则上学院党政领导应推选为教代会代表，故部分教研室代表名额在基础名额上进行了微调。
二、工会委员选举方案
1.经院党政联席会研究，并报校工会同意，学院新一届工会委员会增设副主席一名，由院教代会主任兼任；增设文娱委员一名。
2.经院党政联席会研究，将新一届工会委员推选资格下放至各系部、教研室（各系部、教研室可进行普推或者参照上届工会委员进行推选）。10月25日前请将推选名单上报至罗程处。
附现工会委员名单：
院工会主席：空缺（因未到岗）
院工会副主席：付黎旭
院工会福利委员：饶丹雪
院工会文体委员：吴于勤
院工会宣传委员：周敏
院工会女工委员：罗程
具体工作时间安排：
1. 10月20日---24日，组织组拟定代表名额分配方案、组织选举代表、发布学院教职工代表推选通知、审查代表资格；
2. 10月26日，公布学院第四次教（工）代会代表名单；
3. 10月20日---23日，组织组提出大会主要议程；
4. 10月20日---28日，文稿组起早会务文件；
5. 10月24日---29日，会务组准备会场布置、通知与会人员到会；
6. 10月30日，正式召开会议。
外国语学院分工会
2014年10月20日
